Deutsche Vereinigung für Politikwissenschaft

FAQ zur Kongress-Plattform

Auf dieser Seite finden Sie die wichtigsten Hinweise zur Anmeldung zur Kongress-Plattform und für das Hosten von (Zoom-)Veranstaltungen im Rahmen des DVPW-Kongresses! Für weitergehende Fragen melden Sie sich bitte beim Kongress-Team per E-Mail oder Telefon (+49 (0)30 838-68874), wir helfen Ihnen gerne weiter!

Here you get the most important information on logging into the convention platform and on hosting (Zoom) sessions during the DVPW convention! Please scroll down for the English version. For further questions, please contact the convention team by e-mail or phone (+49 (0)30 838-68874), we are happy to help!

  • Informationen zum Log-in
  • Informationen für Hosts
  • Log-in information
  • Information for Hosts
 

 

Informationen zum Login

Für den Login in die Kongress-Plattform geben Sie bitte Ihren Namen und die E-Mail-Adresse ein, mit der Sie sich registriert haben. Sie erhalten dann einen einmaligen Verifizierungscode per E-Mail und ggf. per SMS, mit dem Sie sich einloggen können.

Falls Sie bei der Registrierung Ihre Mobilfunknummer angegeben haben, muss diese im Format +49 xxx xxxxxxx vorliegen. Falls dies nicht der Fall ist, können Sie die Nummer in der Registrierung nachträglich anpassen. Melden Sie sich dafür bei der Registrierung mit Ihrer E-Mail-Adresse als „bereits registriert“ und Bestätigungsnummer an.

Falls Sie den Verifizierungscode nicht innerhalb weniger Minuten erhalten, prüfen Sie bitte wiederholt Ihren Spam-Ordner! Wenn Sie an einer Veranstaltung teilnehmen oder eine Präsentation halten wollen, melden Sie sich bitte rechtzeitig an der Kongress-Plattform an, um technische Schwierigkeiten zu vermeiden!

Wenn Sie sich in die Kongress-Plattform eingeloggt haben, können Sie rechts oben Ihr Profil bei Bedarf anpassen und für andere Kongress-Teilnehmer*innen sichtbar schalten! Nur dann können Sie den Chat und „Appointments“ für bilaterale Zoom-Meetings mit anderen Teilnehmer*innen nutzen. Neben dem Profil finden Sie Ihren Zeitplan, zu dem sie im Programm einzelne Veranstaltungen „hinzufügen“ können. Daneben finden Sie auf der Plattform digitale Büchertische, eine Coffee Lounge und vieles mehr, u.a. auch eine FAQ-Seite mit weiteren Hinweisen zur Plattform.

Nutzen Sie unbedingt die Gelegenheit, sich bereits vor dem Kongress mit der Plattform vertraut zu machen und Ihr Programm zusammenzustellen, damit während des Kongresses dann alles reibungslos klappt! Das Kongress-Team lädt Sie außerdem herzlich zu einem kleinen Testlauf am Freitag vor dem Kongress ein: 

Begrüßungsempfang, 10.09.2021, 12:30-13:30 Uhr

 

 

Informationen für Hosts

Host-Link und Speaker-Link

Als Host haben Sie den Host-Link am 03.09.2021 per E-Mail erhalten, mit dem Sie Ihre Veranstaltung starten. Kongress-Teilnehmer*innen können die Veranstaltung nur dann über die Plattform betreten, wenn Sie die Session rechtzeitig gestartet haben. Falls Sie keinen Host-Link erhalten haben, setzen Sie sich bitte mit dem Kongress-Team in Verbindung.

Mit der gleichen E-Mail-Adresse haben Sie außerdem einen Speaker-Link erhalten, mit dem Panelist*innen der Session direkt beitreten können. Unsere Empfehlung: Versenden Sie den Speaker-Link im Vorfeld der Veranstaltung an alle Speaker*innen und starten Sie die Session bereits 10-15 Minuten vor offiziellem Beginn. Lassen Sie die Panelist*innen über den Speaker-Link eintreten, um Audio und Video zu testen sowie gewünschte Einstellungen vorzunehmen.

Fehlermeldung beim Starten des Host-Links

Falls Sie beim Öffnen des Host-Links die Meldung erhalten, dass die Session bereits von einem anderen Host bedient wird - und Sie sich sicher sind, dass die Session nicht vom Backup-Host gestartet wurde - dann schließen Sie bitte Ihren Browser sowie ggf. die Zoom-Application und starten den Host-Link erneut. Überprüfen Sie ggf. auch, ob der Host-Link vollständig war (um sicherzugehen, können Sie ihn kopieren und einfügen) und/oder lassen Sie die Session durch Ihre*n Backup-Host starten.

Welche Einstellungen kann ich als Host vornehmen?

Über den Reiter "Sicherheit" können Sie

  • das Meeting sperren, wodurch neue Teilnehmer*innen am Beitreten gehindert werden.
  • Den Warteraum aktivieren, sodass niemand die Veranstaltung ohne Ihren Einlass betreten kann.
  • Allen Teilnehmer*innen erlauben bzw. die Erlaubnis entziehen, ihren Bildschirm zu teilen, den Chat zu benutzen, sich umzubenennen, ihre Stummschaltung aufzuheben und ihr Video zu starten (bitte beachten Sie: In der Standardeinstellung können alle Teilnehmer*innen ihr Mikro und ihre Kamera selbstständig (de-)aktivieren).
  • Alle Aktivitäten der Teilnehmer*innen aussetzen.

Über den Reiter "Teilnehmer" können Sie

  • Ihren Namen ändern! Hosts, die eine Session starten, heißen automatisch "Session Host". Wenn Sie Ihren eigenen angezeigten Namen ändern möchten, klicken Sie auf Ihr Profil in der Teilnehmer*innenliste und wählen "Umbenennen".
  • Beliebig viele Teilnehmer*innen zu Co-Hosts ernennen, die Sie beim Management der Session unterstützen können (klicken Sie hierfür in der Teilnehmer*innenlist auf "zum Co-Host machen"). Unsere Empfehlung: Machen Sie alle Speaker*innen zu Co-Hosts, damit diese automatisch ihren Bildschirm für Präsentationen teilen und über ihre Rederechte bestimmen können.
  • Individuelle Teilnehmer*innen stummschalten bzw. ihre Stummschaltung aufheben.

Über den Reiter "Breakout-Sessions" können Sie

  • Breakout-Räume aktivieren, um Ihre Session in separate Kleingruppen aufzuteilen. Insntruktionen zum Erstellen von Breakout-Räume finden Sie hier.

Bitte beachten Sie, dass eine Aufzeichnung der Veranstaltung nur zulässig ist, wenn vorab das schriftliche Einverständnis aller Personen eingeholt wurde, die mit Bild und/oder Ton zu sehen bzw. zu hören sind. Wenn sie eine Aufzeichnung in Erwägung ziehen, setzen Sie sich bitte mit dem Kongress-Team in Verbindung.

Eine Übersicht der Einstellungen, die Sie als Host vornehmen können, finden Sie hier als Download.

 

 

Log-in Informationen

For the log-in, you need your name and the e-mail address that you have provided during the registration process. You will then receive a one-time verification code by e-mail and, if applicable, by short message.

If you have provided a mobile number during the registration process, it must be in the format of +xx xxx xxxxxxx. If that is not the case, you can still modify your registrierung by logging in with your e-mail and confirmation number as “already registered”.

If you do not receive the verification code within a few minutes, please check your spam folder from time to time! If you plan to attend a session or hold a presentation, please log in to the platform well ahead of time to avoid technical difficulties.

When you log in to the convention platform, you can modify your profile in the right top corner and make it visible for other convention participants! Only then you can use the chat and make “Appointments” for bilateral Zoom meetings with other participants. Next to your profile, you find your schedule to which you can add individual sessions by clicking “hinzufügen” in the progamme. In addition, there are digital exhibition booths, a coffee lounge, and many more features on the platform. Please note that the platform itself is in German, but we have tried to make navigation as easy as possible and there is a bilingual “FAQ” section if you have troubles finding your way around!

Please seize the opportunity to make yourself familiar with the convention platform and to plan your agenda before the convention starts to make sure that everything runs smoothly during the convention! The Convention Team also invites you to join them for a small test run on Friday before the convention:

Welcome reception, 10 September 2021, 12.30-1.30 p.m.

 

 

Information for Hosts

Host Link and Speaker Link

As a host, you have received the host link via e-mail on 03 September 2021 with which you start your event. Convention participants can only enter the event via the platform if you have started the session in time. In case you did not receive a host link, please contact the convention team.

You have also have received a speaker link that panelists can use to join the session directly. 
Our recommendation: Send the speaker link to all speakers in advance of the event and start the session 10-15 minutes before the official start. Let the panelists enter via the speaker link to test audio and video as well as to adjust any other settings. 

Error message when opening the host link

In case you get a message that the session has already been started by another host when opening the host link - and you are sure that the session was not started by the backup host - then please close your browser and, if necessary, the Zoom application and start the host link again. If necessary, also make sure that the host link was complete (you can copy and paste it) and/or let your backup host start the session. 

What settings can I make as a host?

Via the "Security" tab you can

  • block the meeting, preventing new participants from joining.
  • Activate the waiting room so that no one can enter the session without your permission.
  • Allow (or disallow) all participants to share their screens, use the chat, rename themselves, unmute themselves, and start their video (please note: By default, all panelists can activate their microphone and camera).
  • Suspent all activities of the participants.

Via the "Participants" tab you can

  • Change your name! Hosts who start a session are automatically named "Session Host". If you want to change your name, click on your profile in the list of participants and select "Rename".
  • Appoint participans as co-hosts who can support you to manage the session (choose participants you want to appoint as co-hosts in the list of participants and click on "make co-host"). Our recommendation: Appoint all panelists as co-hosts so that they can automatically share their screen for presentations and control their speaking rights.
  • Mute or unmute individual participants

Via the "Breakout Sessions" tab you can

  • Enable breakout rooms to split your session into smaller groups. Instructions for creating breakout rooms can be found here.

Please note that recording of the event is only permitted if written consent has been obtained in advance from all participants who will be seen or heard with image and/or sound. If you consider recording, please contact the convention team.